Audit des immobilisations

Justifier l’existence de ses actifs immobilisés est une obligation légale, ainsi que le rappelle l’Article L123-12 du Code du Commerce

La responsabilité des dirigeants est engagée. C’est donc un enjeu majeur pour les entreprises.

Bien gérer ses immobilisations permet :

D’être en conformité avec les normes financières nationales (LSF) et internationales (SOX)
De garantir la fiabilité de ses actifs immobilisés par le biais :
- D’une procédure adaptée et standardisée
- D’une identification physique des biens
- D’un process permanent de gestion des entrées/sorties
De s’assurer que les montants inscrits aux postes d’immobilisations reflètent l’intégralité :
- Des biens dont l’entreprise est propriétaire et qu’ils sont toujours en service
- Des coûts encourus pour l’acquisition ou la création de ces biens.
De s’assurer que les montants figurant en dotations aux amortissements sont déterminés sur la base de taux admis fiscalement et que les amortissements cumulés reflètent l’intégralité des amortissements calculés conformément aux principes comptables généralement admis, appliqués de façon constante.
De s’assurer que les immobilisations inutilisables ont été réformées et qu’un P.V en fait état.
De s’assurer que les immobilisations en cours concernent des projets non encore achevés.

Les opérations de rapprochement physico-comptable mettent souvent en exergue des écarts significatifs entre le fichier des immobilisations et la réalité physique. Plusieurs raisons concourent à cet état de fait.

En premier lieu la difficulté de communication entre les services techniques et comptables. En second lieu, les libellés des factures, souvent succincts, globalisés et difficilement compréhensibles techniquement parlant, rendent les contrôles ardus.

Par ailleurs l’absence de lien entre les différentes immobilisations historiques d’un même équipement technique (deux numéros d’immobilisation comptable différents), avec l’immobilisation principale chez la mère (ex : centre d’usinage MORI SEIKI 5 axes NMV300) et l’immobilisation subsidiaire chez la fille (ex : modification du centre d’usinage MORI SEIKI 5 axes), enregistré comptablement à une autre période complique la gestion des sorties d’actif.

Un inventaire physique précis et exhaustif avec un process rigoureux (avec ou sans identification physique (il est recommandé de prendre l’option d’identification), rapproché de la base comptable est la condition indispensable d’une gestion pertinente des actifs corporels.

C’est avant tout la garantie de la sincérité des comptes.

D’autres raisons militent pour un suivi sérieux et régulier :

Un actif gonflé artificiellement en raison de la non prise en compte des rebuts donne l’image d’un parc matériel vieillissant.
La justesse dans le calcul des prix de revient implique de travailler sur de bonnes bases analytiques en y intégrant des coûts de matériels réalistes.
standardiser les procédures de suivi des immobilisations

Nous préconisions l’emploi d’une technologie d’identification intégrant code à barres et RFID, conférant plusieurs avantages :

Possibilité de faire des inventaires très rapides en mode RFID
Possibilité de faire des inventaires ciblés (échantillonnage) en mode code à barres
Mise en place de traçage d’entrée/sortie aux moyen de bornes RFID

Si nous comparons les 2 solutions en termes de coût et de fiabilité, dans la grande majorité des cas, l’entreprise est gagnante en mandatant un professionnel spécialisé. Pour plusieurs raisons…

Mobiliser et détourner de leurs objectifs opérationnels des ressources internes représente un coût caché jamais calculé.
L’option interne consiste, dans 90% des cas, en un pointage du fichier d’immobilisations. Cette méthode interdit toute vérification à posteriori par les auditeurs (commissaires aux comptes, contrôle interne ou externe, …), en effet comment juger de la pertinence du «cochage» de telle ou telle ligne comptable ?
A contrario, un inventaire physique avec rapprochement met en parallèle le relevé technique et l’enregistrement comptable correspondant, il est alors aisé d’en contrôler la validité. Afin d’en garantir la fiabilité nous préconisons :
une mise à jour annuelle des nouveaux biens entrés, et des modifications éventuelles
un nouvel audit et inventaire physique tous les 3 ans, beaucoup plus rapide que le primo audit, la quasi-totalité des biens étant déjà identifiés.

La signature d’un cabinet prenant en charge la responsabilité de la mission confère à son rapport un caractère sécurisant pour les auditeurs et l’administration fiscale.